Lemonsoft Automatisointi
Lemonsoft Automatisointi on ohjelma, jonka avulla voit automatisoida rutiinitehtäviä niin, että ohjelma hoitaa ne puolestasi. Tämä on erityisen hyödyllinen toiminto etenkin tilitoimistoille, joissa on monta eri laskutettavaa asiakasta.
Palvelun avulla voit automatisoida esimerkiksi muistutuksia, raportteja, laskutusta ja taloushallinnon aineistojen käsittelyjä. Voit myös automatisoida tiedostojen lukemisen ja kirjoittamisen.
Automatisoi laskutus
Laskut voidaan luoda automaattisesti jonkin muun tapahtuman seurauksena. Tilaus toimitetaan ja sille annetaan laskutuslupa. Asiakkaille asetetaan sopimukset ja laskutusehdot. Voit antaa ohjelman muodostaa laskut automaattisesti valmiiksi ja tarkistaa ne ennen lähettämistä.
Ostolaskujen hakeminen
Automatisointi voi myös hakea ostolaskut Lemonsoft Verkkolaskuista eri yrityksille – vaikka heti aamulla ennen työpäivän alkamista.
Kuva: Automatisointien määrittely LemonOnlinessa.
Muu taloushallinnon automatisointi
Taloushallinnon tehtävät sopivat mainiosti automatisoitavaksi. Voit antaa automatisoinnin hoitaa viitteiden, tiliotteiden, verkkolaskujen ja suoritusten kirjaamisen sekä aineistojen noutamisen. Jos jotain poikkeamia löytyy, saat niistä erikseen ilmoituksen.
Ohjelma tunnistaa aineistosta, mihin yritykseen tiedot kuuluvat – usein pankkitilikohtaisten tietojen perusteella. Näin voit saada esimerkiksi viitesuoritukset kirjattua automaattisesti sadoille eri yrityksille.
Voit kertoa palvelulle, mitä kansioita se tarkistaa. Kun uusi tiedosto ilmestyy määriteltyyn kansioon, ohjelma tarkistaa sen ja käsittelee aineiston automaattisesti. Käsitellyt tiedostot siirtyvät ”handled”-kansioon ja virheelliset tiedostot ”failed”-kansioon.
Tuettuja aineistotyyppejä ovat esimerkiksi:
- Viitesuoritusten käsittely
- Tiliotteiden sisäänluku
- Saldojen sisäänluku
- Verkkolaskujen sisäänluku
- Tapahtumaotteiden sisäänluku
Uusi aineistomuotoja voidaan lisätä ohjelmaan tarpeiden mukaan.
Kuva: Uuden automatisoinnin luominen LemonOnlinessa.
Tilausvahvistusten automatisointi
Voit antaa järjestelmän lähettää automaattisesti tilausvahvistukset eri asiakkaille. Ensimmäinen vahvistus voi lähteä automaattisesti tai hyväksynnän kautta.
Jos tilauksen toimitusaika, määrä tai hinta muuttuvat, syntyy uusi vahvistustarve. Voit asettaa ohjelman vahvistamaan tilaukset automaattisesti tai myyjän hyväksymänä.
Tiedostojen kirjoittaminen ja sisäänluku
Tiedostojen kirjoittaminen onnistuu myös automaattisesti. Tiedostojen käsittely on usein asiakaskohtainen projekti ja automatisointi tarjoaa tälle toiminta-alustan.
Taloushallinnon ulkopuolisten aineistojen käsittely, kuten asiakas- tai nimiketietoja, kuuluu automaattiseen tiedonsiirtolisenssiin (WIOAUTO).
Tapahtumien valvonta
Ohjelma toimii ilman jatkuvaa valvontaa. Se kirjaa tapahtumienvalvontaan viestit mahdollisista poikkeamista.
Automatisoidut raportit
Voit määritellä raportit, joita tarvitset usein, ja ajoittaa ne ajettavaksi automaattisesti. Voit määritellä raportit tulostumaan omaan sähköpostiisi PDF-muodossa. Tämä on kätevää esimerkiksi viikoittaisten myyntiraporttien muodostuksessa. Toiminto sisältyy Johdon raportointi -lisenssiin (WBI).
Automaattiset raportit koskevat Crystal Reports -raportteja. Uudemmat dynaamiset raportit voi ajoittaa SQL Serverin omilla työkaluilla.
Muistutukset
Voit asettaa ohjelman muistuttamaan esimerkiksi asiakassopimusten tai tarjousten yhteydenottopäivistä. Tämän ansiosta yhteydenotot eivät jää ainoastaan oman muistisi varaan. Myyjälle tulee myös tieto umpeutuvista tarjouksista.
Voit myös määrittää muistutuksia henkilön syntymäpäivistä, vuosipäivistä tai vanhentuvista osaamisista.
Oletuksena tarkastaja tai hyväksyjä saa viestin jokaisesta ostolaskusta. Automatisoinnin avulla voit säätää viestit tulemaan esimerkiksi kerran päivässä.