LemonFiles älykäs tiedonhallinta

LemonFiles on pilvialustalla toimiva tiedonhallintaratkaisu, jonka avulla organisaatiosi voi hallita tiedostoja niiden sisällön ja merkityksen perusteella. Ratkaisu on suunniteltu tukemaan yrityksesi tietojärjestelmiä saumattomasti ja tehostamaan tiedon löydettävyyttä.

Kuva: LemonFiles selainkäyttöliittymässä.

Aina käytettävissä

Kaikki tärkeät tiedostosi tallentuvat Azure-pilvipalveluun, joka tarjoaa skaalautuvuutta ja korkeaa suorituskykyä. Tiedoilla on EU-pohjainen säilytyspaikka, joka varmistaa erilaisten tietosuojavaatimusten täyttymisen. Voit käyttää tiedostoja missä ja milloin tahansa – millä tahansa laitteella.

Integroitu Lemonsoftin järjestelmiin

LemonFilesiin tallennetut tiedot, kuten asiakkaat, tilaukset, tuotantotyöt ja projektit, ovat käytettävissä myös Lemonsoftin muissa järjestelmissä. Tiedostot, joita tallennat LemonFilesiin, näkyvät myös LemonOnlinessa. Toimiva integraatio Lemonsoftin muihin järjestelmiin varmistaa tietojen helpon saatavuuden ja käytettävyyden.

Metatieto

Tiedoston sijainnilla ei enää ole ratkaisevaa merkitystä, kun käytät metatietoja eri tietojen (kuten asiakakirjatyyppi, projekti, asiakkuus) luokittelussa. Vapaasti määriteltävien metatietojen avulla saat räätälöityä järjestelmästä juuri oman toimintasi tarpeisiin sopivan kokonaisuuden. Metatietojen avulla löydät tiedostot helposti eri asiayhteyksien kautta ja sinun ei enää tarvitse selata monia eri kansiorakenteita.

Nopeasti löytyvät tiedostot

Voit linkittää tiedostot eri asiayhteyksiin. Järjestelmän tehokas hakukone osaa etsiä tietoja nimillä, metatiedoilla sekä muilla hakuehdoilla. Rajausehtojen avulla voit hakea tietynlaista sisältöä, kuten PDF-tiedostoja, kuvia tai sopimuksia.

Kuva: Käyttöoikeuksien lisääminen tiedostolle selainkäyttöliittymällä.

Tietosuoja ja käyttöoikeudet

Määritä, ketkä henkilöt näkevät tai voivat muokata tiedostoja. Voit jakaa tiedostoja myös organisaation ulkopuolelle, esimerkiksi toimittajille, säilyttäen samalla tietojesi täyden hallinnan. Tiedostohistoria näyttää selkeästi muokkaushistorian, muokkausajankohdan ja mitä muokkauksia tiedostoihin on tehty.

Kuva: Tiedostot ovat selkeänä listana, josta näet kuka tiedostoa on viimeksi muokannut ja koska.

Miten LemonFilesia voi hyödyntää?

Voit hyödyntää LemonFilesia esimerkiksi seuraavasti:

• Dokumenttien hallinta - Kaikki asiakirjat, sopimukset, piirrustukset ja muut tiedostot keskitetysti yhdessä paikassa. Kun joku muokkaa tiedostoa, se varataan muokattavaksi – ei enää päällekäisiä versioita.
• Tuotedokumentit - Liitä tuote-esitteet, mittapiirrokset ja CAD-tiedostot suoraan tuotetietoihin. Metadata auttaa organisoimaan kaiken tietosi hallitusti.
• Sopimukset - Tallennetut sopimukset löytyvät helposti asiayhteyden (toimittaja, asiakas, sopimustyyppi) perusteella. Sama pätee versiohallintaan – aina ajantasainen sopimus näkyvissä.
• Projektidokumentaatio - Projektin muistiot, aikataulut, raportit ja muut tiedostot ovat tiimillä yhteisesti käytössä. Voit myös jakaa tiedostoja projektin eri sidosryhmille rajatuilla käyttöoikeuksilla.

Miksi valita LemonFiles?

• Keskitetty järjestelmä – ei hajanaisia tiedostopaikkoja eri koneissa tai palvelimilla
• Metatietopohjainen haku – löydä tiedot helposti ilman monimutkaisia kansiorakenteita
• Helppo käyttöoikeuksien hallinta – hallitse näkyvyyksiä ja muokkausoikeuksia tarkasti
• Toimiva integraatio – sujuva tiedonkulku ja integraatio Lemonsoftin järjestelmään
• Hyvä käytettävyys – käytä vaivatta tietokoneilla ja mobiililaitteilla