Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Seloste on päivitetty 10.2.2026.

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerromme Lemonsoft Oyj:n tavasta käsitellä työnhakijoiden tietoja. Kun haet töitä Lemonsoftista, voit hakea nimettyyn tehtävään, tai jättää avoimen hakemuksen. Hakemuksesta ja muista hakijan toimittamista tiedoista syntyy henkilörekisteri.

1. Rekisterinpitäjä

Lemonsoft Oyj
2017863-1
Vaasanpuistikko 20 A, 65100 VAASA

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö henkilörekistereitä koskevissa asioissa

Lemonsoft Oyj (2017863-1)
Tietosuojavastaava Jaakko Suninen
Keskikatu 11 B, 45100 KOUVOLA
jaakko.suninen@lemonsoft.fi

3. Rekisterin nimi

Lemonsoft Oyj:n työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

4.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterin käyttötarkoitus on työnhakijoiden hakemusten hallinta ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään työnhakijoiden haastattelujen järjestämiseen, työnhakijoille suunnattuun viestintään ja rekrytoinnin toteuttamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (artikla 6.1f). Rekisterinpitäjä on toteuttanut oikeutetun edun tasapainotestin. Testin perusteella rekisterinpitäjä on tullut siihen tulokseen, että oikeutettua etua voidaan käyttää perusteena henkilötietojen käsittelylle.

5.Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Lemonsoft Oyj:n HR-henkilöstö ja rekrytointiin osallistuvat henkilöt. Lisäksi käytämme rekrytointiprosessin hallintaan ulkopuolista rekrytointijärjestelmää (Teamtailor), joka toimii henkilötietojen käsittelijänä Lemonsoft Oyj:n lukuun. Rekrytointijärjestelmässä tekoälyä käytetään yhteenvetojen laatimiseen. Rekrytointijärjestelmän tietosuojaselosteeseen voit tutustua täältä: Privacy Notice | Teamtailor.

6.Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekrytointivaiheessa vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa työtehtävään. Avoimen hakemuksen ollessa kyseessä rekisteriin kerätään myös muita hakijan toimittamia tietoja.

Henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

Pakolliset

etu- ja sukunimi
matka- ja/tai muu puhelinnumero
sähköpostiosoite
CV

Valinnaiset

syntymäaika kotiosoite, postinumero ja toimipaikka
valokuva
koulutus- ja työkokemustiedot: koulutus, kielitaito, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen
ajokortti ja auton käyttömahdollisuus
mahdolliset suosittelijat
työnhakijan toiveet
palkkatoivomus
muut hakijan itse esittämät tiedot
soveltuvuusarviointi ja muu arviointi

7. Henkilötietojen säilytysaika

Potentiaalisten työnhakijoiden henkilötiedot säilytetään maksimissaan 1 vuosi työnhakuprosessin päättymisen jälkeen. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla.
Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvat tiedot voidaan poistaa, jos rekisteröity vaatii itseään koskevien tietojen poistamista työnhakuprosessin päättymisen jälkeen, kaikkien työnhakijan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo ennen edellä mainittua ajankohtaa.
Mikäli henkilötieto on anonymisoitu, tällöin tietoa ei pysty yhdistämään henkilöön ja siksi sille ei ole määritelty poistamisvelvollisuutta.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijan rekisteritiedot kerätään työnhakijan toimittamasta työpaikkahakemuksesta, koulu-, työ- ja muista todistuksista sekä työnhakijan haastattelussa antamista tiedoista. Tietoja voidaan saada rekrytointiyrityksen kautta tai TE-keskuksen lähettäminä, tuolloinkin rekisteröidyn itsensä alun perin toimittamina.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin ja mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän konsernin henkilörekistereihin; Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin eikä muihinkaan tarkoituksiin paitsi, jos viranomaistoimet niin edellyttävät. Luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Lemonsoft Oyj ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta. Tietoja säilytetään ja käsitellään luokituksen ”luottamuksellinen” mukaisesti.

Lemonsoftilla on ISO 27001 mukainen tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä.

12. Profilointi

Tietoja hyödynnetään henkilön osaamisprofiilin muodostamiseen.

13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan

vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyn henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

14.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän työnhakijarekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

14.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

14.3 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut kyseiseen rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

14.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

15. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

16. Muutokset selosteeseen

Tätä selostetta päivitetään, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan selosteen sisältöön säännöllisesti.

17. Muutoshistoria

10.2.2026:

Kohta 4: Lisätty henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Kohta 5: Lisätty uusi osio 5 Henkilötietojen käsittelijät ja siihen kuvaus henkilötietojen käsittelijöistä
Kohta 6: Lisätty erottelu pakollisista ja valinnaisista henkilötiedoista
Kohta 11: Teknisten ja organisatoristen suojatoimien kuvaus tiivistetty; lisätty viittaus ISO/IEC 27001 -standardin mukaiseen tietoturvan hallintajärjestelmään