Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerromme Lemonsoft Oyj:n tavasta käsitellä työnhakijoiden tietoja. Kun haet töitä Lemonsoftista, voit hakea nimettyyn tehtävään, tai jättää avoimen hakemuksen. Hakemuksesta ja muista hakijan toimittamista tiedoista syntyy henkilörekisteri.

1. Rekisterinpitäjä

Lemonsoft Oyj
2017863-1
Vaasanpuistikko 20 A, 65100 VAASA

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö henkilörekistereitä koskevissa asioissa

Lemonsoft Oyj (2017863-1)
Tietosuojavastaava Jaakko Suninen
Keskikatu 11 B, 45100 KOUVOLA
jaakko.suninen@lemonsoft.fi

3. Rekisterin nimi

Lemonsoft Oyj:n tyonhakijarekisterin tietosuojaseloste

4.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterin käyttötarkoitus on työnhakijoiden hakemusten hallinta ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään työnhakijoiden haastattelujen järjestämiseen, työnhakijoille suunnattuun viestintään ja rekrytoinnin toteuttamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja työntekijöiksi valituille sopimuksen täytäntöönpaneminen. Rekisterinpitäjä on toteuttanut oikeutetun edun tasapainotestin. Testin perusteella rekisterinpitäjä on tullut siihen tulokseen, että oikeutettua etua voidaan käyttää perusteena henkilötietojen käsittelylle.

5.Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekrytointivaiheessa vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia selvitettäessä työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa työtehtävään. Avoimen hakemuksen ollessa kyseessä rekisteriin kerätään myös muita hakijan toimittamia tietoja.

Henkilörekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi
• syntymäaika
• kotiosoite, postinumero ja toimipaikka
• matka- ja/tai muu puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• valokuva
• koulutus- ja työkokemustiedot: koulutus, kielitaito, työkokemus, mahdollinen erityisosaaminen
• ajokortti ja auton käyttömahdollisuus
• mahdolliset suosittelijat
• työnhakijan toiveet
• palkkatoivomus
• muut hakijan itse esittämät tiedot
• soveltuvuusarviointi ja muuarviointi

6. Henkilötietojen säilytysaika

Potentiaalisten työnhakijoiden henkilötiedot säilytetään maksimissaan 1 vuosi työnhakuprosessin päättymisen jälkeen. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla.
Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvat tiedot voidaan poistaa, jos rekisteröity vaatii itseään koskevien tietojen poistamista työnhakuprosessin päättymisen jälkeen, kaikkien työnhakijan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo ennen edellä mainittua ajankohtaa.
Mikäli henkilötieto on anonymisoitu, tällöin tietoa ei pysty yhdistämään henkilöön ja siksi sille ei ole määritelty poistamisvelvollisuutta.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakijan rekisteritiedot kerätään työnhakijan toimittamasta työpaikkahakemuksesta, koulu-, työ- ja muista todistuksista sekä työnhakijan haastattelussa antamista tiedoista.
Tietoja voidaan saada rekrytointiyrityksen kautta tai TE-keskuksen lähettäminä, tuolloinkin rekisteröidyn itsensä alun perin toimittamina.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin ja mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän konsernin henkilörekistereihin; Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin eikä muihinkaan tarkoituksiin paitsi, jos viranomaistoimet niin edellyttävät. Luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta. Tietoja säilytetään ja käsitellään luokituksen ”luottamuksellinen” mukaisesti.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja sähköisesti talletetut tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteistojen tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Henkilötietojen käsittely on mahdollistettu vain niille työntekijöille, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10.1 Manuaalinen aineisto

Säilytetään lukitussa tilassa. Säilytystiloihin on pääsy ainoastaan Lemonsoft Oyj:n henkilöstöhallinnolla.

10.2 Sähköisesti talletetut tiedot

Sähköiseen rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu toimihenkilöiden henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Sähköinen rekisteri on suojattu tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla. Toimihenkilöiden käyttämät ja salasanoin suojatut tietokoneet sijaitsevat lukituissa ja kulunvalvontalaitteilla valvotuissa tiloissa. Lemonsoft Oyj vastaa siitä, että työnhakijoiden henkilötietoja ei pidetä asiaan kuulumattomien henkilöiden saatavilla.

Kokonaissuojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, palomuuriin, salauksiin, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän konesalissa, palvelintoimittajan konesalissa tai palvelintoimittajan valitseman yhteistyökumppanin konesalissa. Toimintaa valvotaan palveluntuottajan hallinnollisilla kontrolleilla.

11. Profilointi

Tietoja hyödynnetään henkilön osaamisprofiilin muodostamiseen.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyn henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

13.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän työnhakijarekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

13.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

13.3 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut kyseiseen rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

13.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

14. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

15. Muutokset selosteeseen

Tätä selostetta päivitetään, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan selosteen sisältöön säännöllisesti. Seloste on tallennettu 19.01.2023.