Toimittajan / yhteistyökumppanin rekisteriseloste

Toimittajarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lemonsoft Oyj
2017863-1
Vaasanpuistikko 20 A, 65100 VAASA

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö henkilörekistereitä koskevissa asioissa

Lemonsoft Oyj (2017863-1)
Tietosuojavastaava Jaakko Suninen
Keskikatu 11 B, 45100 KOUVOLA
jaakko.suninen@lemonsoft.fi

3. Rekisterin nimi

Lemonsoft Oyj:n toimittajarekisterin tietosuojaseloste

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisteri sisältää yhteys- ja muita tietoja tavaran- ja palveluntoimittajista, päämiehistä ja muista yhteistyökumppaneista. Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on toimittaja- ja päämiessuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon, yhteistyöhön ja yhteistyön koordinointiin, viestintään, laskujen maksamiseen ja muiden velvoitteiden noudattamiseen, toimittajien arviointiin ja palautteen antamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen, joko rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai sopimus. Rekisterinpitäjä on toteuttanut oikeutetun edun tasapainotestin. Testin perusteella rekisterinpitäjä on tullut siihen tulokseen, että oikeutettua etua voidaan käyttää perusteena henkilötietojen käsittelylle.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja:

• henkilön nimi
• sähköpostiosoite
• matka- ja/tai muu puhelinnumero
• asema
• sähköpostiviestiketju

6.Henkilötietojen säilytysaika

Aktiivisten toimittajien aktiivisten yhteyshenkilöiden henkilötiedot säilytetään koko yhteistyön ajan. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Lain tai rekisterinpitäjän velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua pidempään. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvat tiedot voidaan poistaa, jos rekisteröity vaatii itseään koskevien tietojen poistamista yhteistyön päättymisen jälkeen, kaikkien rekisteröidyn, rekisterinpitäjän ja rekisterinpitäjän yhteistyökumppanien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo tätä aiemmin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään yhteistyön solmimisen tai arvioinnin yhteydessä yritykseltä tai yrityksen rekisteröidyltä henkilöltä itseltään, yhteistyöverkostoista ja organisaation tietojen osalta mahdollisesti Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai julkisista lähteistä kuten WWW-sivut.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin eikä muihinkaan tarkoituksiin paitsi, jos viranomaistoimet niin edellyttävät. Luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja sähköisesti talletetut tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteistojen tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Henkilötietojen käsittely on mahdollistettu vain niille työntekijöille, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10.1 Manuaalinen aineisto

Säilytetään tilassa, johon vain asianmukaisilla henkilöillä on pääsy.

10.2 Sähköisesti talletetut tiedot

Rekisterit toimivat rekisterinpitäjän tai palveluntarjoajien suojatuissa ympäristöissä. Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajien välille on solmittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Palveluun kirjaudutaan salattua verkkoyhteyttä käyttäen henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jokaisen käyttäjän on tunnusten vastaanottamiseksi allekirjoitettava tietojen ja tietojärjestelmien tietoturva-, tietosuoja- ja salassapitositoumus. Rekisterin käyttäjien käyttöoikeusroolit on asetettu vastaamaan roolin tarpeita.

Kokonaissuojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, palomuuriin, salauksiin, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat rekisterinpitäjän konesalissa, palvelintoimittajan konesalissa tai palvelintoimittajan valitseman yhteistyökumppanin konesalissa. Toimintaa valvotaan palveluntuottajan hallinnollisilla kontrolleilla.

11. Profilointi

Rekisterinpitäjä ei hyödynnä tietoja profilointitarkoituksissa.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia tai profilointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

13.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

13.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

13.3 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

13.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

14. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Pyyntö on oltava kirjallinen. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

15. Muutokset selosteeseen

Tätä selostetta päivitetään, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan selosteen sisältöön säännöllisesti. Seloste on tallennettu 19.01.2023.