Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Asiakkaittemme tietosuoja on meille tärkeää ja haluamme toimia tietosuojaan liittyvissä asioissa mahdollisimman läpinäkyvästi. Olemme laatineet tietosuojakäytännön, jossa kerromme, miten keräämme, käytämme, luovutamme, siirrämme ja säilytämme asiakkaittemme tietoja. Tutustu tietosuojaselosteeseemme ja kerro meille, jos haluat lisätietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Lemonsoft Oyj
2017863-1
Vaasanpuistikko 20 A, 65100 VAASA

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö henkilörekistereitä koskevissa asioissa

Lemonsoft Oyj (2017863-1)
Tietosuojavastaava Jaakko Suninen
Keskikatu 11 B, 45100 KOUVOLA
jaakko.suninen@lemonsoft.fi

3. Rekisterin nimi

Lemonsoft Oyj:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Miten käytämme henkilökohtaisia tietoja

Lemonsoft Oyj käyttää asiakkaittensa henkilöstön tietoja Lemonsoft Oyj:n ja asiakkaan välisen suhteen hoitamiseen. Esimerkkejä käyttötarkoituksista:

• Lemonsoft Oyj:n palveluiden käyttäjäpohjaisen laskutusperusteen todentaminen.
• Henkilön tunnistaminen asiakastuki- ja asiakaspalvelutilanteissa.
• Lemonsoft Oyj:n palveluiden käyttöön ja muihin asiakassuhdetta koskeviin asioihin liittyvä tiedottaminen ja markkinointi.
• Saatamme käyttää henkilökohtaisia tietoja myös Lemonsoft Oyj:n sisäisiin tarkoituksiin, kuten tarkastuksiin, tietojen analysointiin ja tutkimukseen, jotta voimme parantaa palvelujamme ja asiakasviestintäämme.

Muiden kuin henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja käyttö
Keräämme tietoja lokitiedostoihin myös muodossa, jota ei ole suoraan mahdollista liittää tiettyyn henkilöön. Saatamme käyttää tällaista tietoa mihin tahansa tarkoitukseen.

Lemonsoft-ohjelmien käyttöön, laskutukseen ja tukeen liittyvissä asioissa henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus ja muissa tapauksissa rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisterinpitäjä on toteuttanut oikeutetun edun tasapainotestin. Testin perusteella rekisterinpitäjä on tullut siihen tulokseen, että oikeutettua etua voidaan käyttää perusteena henkilötietojen käsittelylle.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilökohtaisia tietoja ovat tiedot, joita voi käyttää yksittäisen henkilön tunnistamiseen tai yhteyden ottamiseksi henkilöön. Henkilö voi kieltää tietojensa käytön Lemonsoft Oyj:lta, mutta tällöin tuotteiden ja palvelujen käyttö voi vaikeutua merkittävästi, tai osoittautua joissain tilanteissa mahdottomaksi.

Lemonsoft Oyj kerää ja käsittelee asiakasyritysten ja Lemonsoft Oyj:n tuotteita ja palveluja käyttävien henkilöiden, sekä Lemonsoft Oyj:n työnhakijoiden tietoja.

Jos käytät Lemonsoft Alustapalveluita, lue lisää Alustapalveluiden tietosuojasta: Alustapalveluiden tietosuojaseloste

Jos olet työnhakija, lue lisää työnhakijoiden tietosuojasta: Työnhakijan tietosuojaseloste

Kun henkilö alkaa käyttää Lemonsoft Oyj:n palveluita, hänelle luodaan käyttäjätunnus palvelun käyttöä varten. Käyttäjätunnukseen liittyvät henkilön tiedot ovat yleensä henkilön nimi, yrityksessä henkilölle luotu käyttäjätunnus, henkilön työsähköpostiosoite, sekä joissain tapauksissa henkilön työpuhelinnumero ja asematunnus yrityksessä. Käyttäjätunnukseen liitettävien tietojen määrä minimoidaan ja niiden rekisteröinti on tarkoituksenmukaista.

Muita kuin henkilökohtaisia tietoja ovat esimerkiksi:

• URL-osoitteet, IP-osoitteet ja kellonajat, joita keräämme mahdollisten väärinkäyttöyritysten toteamiseksi ja tietoturvan parantamiseksi.
• Selainohjelman tyyppi, kieli ja aluetiedot, joita keräämme palvelujen kehittämiseksi.
• Palvelujemme käyttötavat, joita keräämme palvelujen kehittämiseksi.
• Palvelujemme muodostamat virheilmoitukset, joita keräämme tuotteiden kehittämiseksi.
• Evästeet ja muut verkkosivustotekniikat, joiden avulla pyrimme parantamaan viestintäämme ja kohdentamaan markkinointiamme.

Muita kuin henkilökohtaisia tietoja käsitellään henkilökohtaisina tietoina tämän tietosuojakäytännön mukaisesti, jos tieto yhdistetään henkilökohtaisiin tietoihin.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilökohtaisia tietoja tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä tietosuojakäytännössä kuvatut tarkoitukset, ellei pidempää säilytysaikaa edellytetä lakisääteisesti.

Lemonsoft Oyj:n palveluiden käyttäjän henkilötiedot poistetaan käyttäjätietorekisteristä sen jälkeen, kun käyttäjä on lopettanut järjestelmän käytön esimerkiksi työsuhteen päättymisen vuoksi. Käytön päättyminen tulee todentaa ko. palvelun aktivointitapahtumalla tai muulla tavoin kirjallisesti.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana suoraan asiakkaalta itseltään. Tietoja voidaan kerätä ja täydentää henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten tapahtumien yhteydessä. Organisaation tietojen osalta tietoja voidaan hakea mahdollisesti myös Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai julkisista lähteistä kuten WWW-sivut.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä Lemonsoft Oyj:n käyttämiin järjestelmiin tai tietokantoihin, joissa henkilötietoja käsitellään. Lemonsoft Oyj saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja strategisille kumppaneilleen, jotka tarjoavat omia palvelujaan yhteistyössä Lemonsoft Oyj:n kanssa. Tällaisissa tilanteissa on kyse esimerkiksi joko Lemonsoft Oyj:n tai kumppanin palvelun käyttöön liittyvästä teknisen integraation siirtämästä tiedosta palveluiden välillä. Lemonsoft Oyj saattaa luovuttaa kumppanille henkilön yhteystietoja myös asiakaspalvelu- tai muuta viestintää varten. Lemonsoft Oyj on sopinut kumppaneittensa kanssa tietosuojaan liittyvistä asioista ja tietojen siirroissa käytetään riittävää tietojen suojaus- ja salaustasoa. Luettelo tällaisista kumppaneista on nähtävissä tietosuojaselosteen liitteessä Alihankkijat.

Lemonsoft Oyj saattaa joutua luovuttamaan henkilökohtaisia tietoja myös lakisääteisesti, joko oikeustoimiin liittyen tai viranomaisten pyynnöstä. Lemonsoft Oyj saattaa luovuttaa henkilökohtaisia tietoja myös liiketoiminnan uudelleenorganisoinnin, yhdistymisen tai myynnin yhteydessä em. toimeen liittyvälle kolmannelle osapuolelle.

Tietoja luovutetaan myös

• kirjanpitäjälle ja tilintarkastajalle (laskuissa)
• mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän henkilörekistereihin
• välttämättömille pilvipalvelutarjoajille aineiston käsittelemiseksi palveluntarjoajan järjestelmissä
• järjestelmien ja ohjelmistojen ylläpitoon liittyville henkilötietojen käsittelijöille
• viranomaisille oikeuden määräyksen, lainsäädännön tai viranomaisen määräysten mukaisesti
• tunnistamistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen
• rekisterinpitäjän suoramarkkinointirekisteriin

Lemonsoft Oyj käyttää sähköpostitiedottamiseen ja sähköpostilistan hallintaan yhdysvaltalaista HubSpot-palvelua, jonka kanssa olemme sopineet tietosuojaan liittyvistä asioista. HubSpot-palvelun toimittaja on sitoutunut noudattamaan Euroopan komission mallisopimuslausekkeita, joilla tietosuojan riittävä taso voidaan taata.

Lemonsoft Oyj käyttää asiakaspalvelulle toimitettujen tukipyyntöjen hallintaan yhdysvaltalaista Zendesk-palvelua, jonka kanssa olemme sopineet tietosuojaan liittyvistä asioista. Zendesk-palvelun toimittaja on sitoutunut noudattamaan Euroopan komission mallisopimuslausekkeita, joilla tietosuojan riittävä taso voidaan taata.

Tietosuojanäkökulmasta Lemonsoft Oyj:n alihankkijaksi katsotaan taho, joka tuottaa Lemonsoft Oyj:n omalla nimellään tarjoaman palvelun joko osittain tai kokonaan. Lemonsoft Oyj:n palveluita käyttävä asiakas saattaa siirtää henkilötietoja alihankkijalle, jolloin kyse on joko Lemonsoft Oyj:n tai kumppanin tuotteen tai palvelun käyttöön liittyvästä teknisen integraation siirtämästä tiedosta tuotteiden tai palveluiden välillä. Kaikki alihankkijoiden kanssa välitettävä tieto on suojattu asianmukaisin keinoin. Lemonsoft Oyj on sopinut alihankkijoidensa kanssa tietosuojaan liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Alihankkijoiden tietoja ei listata tässä selosteessa tietoturvasyistä johtuen. Asiakasyritys voi pyytää kyseisiä tietoja asiakaspalvelustamme.

Kaikki luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Lemonsoft Oyj säilyttää henkilökohtaiset tiedot sähköpostitiedottamiseen ja asiakaspalvelun tuottamiseen liittyviä tietoja lukuun ottamatta EU:n alueella.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Varmistamme, että asiakkaittemme tiedot ovat turvassa kouluttamalla työntekijöitämme tietosuoja- ja turvallisuusohjeistuksen noudattamiseen, sekä käyttämällä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä käytäntöjä yrityksessämme tehokkaasti.

Koska yrityksemme käsittelee säännöllisesti asiakkaisiimme liittyvää luottamuksellista tietoa, jokaisen työntekijän allekirjoittama työsopimus sisältää salassapitopykälän, joka kattaa kaiken Lemonsoft Oyj:n ja sen asiakkaitten tietojen käsittelyn luottamuksellisuuden ja salassapidon.

10.1 Manuaalinen aineisto

Henkilötietoja ei säilytetä manuaalisessa muodossa.

10.2 Sähköisesti talletetut tiedot

Lemonsoft Oyj suhtautuu henkilökohtaisten ja muiden tietojen suojaamiseen vakavasti. Lemonsoft Oyj säilyttää henkilökohtaisia tietoja tietojärjestelmissä, joihin on pääsy erikseen rajatuilla henkilöillä, ja jotka sijaitsevat fyysisin turvatoimin suojatuissa tiloissa. Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajien välille on solmittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Lemonsoft käyttää henkilökohtaisten tietojen siirroissa erillisillä käyttöoikeuksilla suojattuja järjestelmiä, joiden teknologia estää tietojen tarkastelun siirron aikana. Tietojen siirrossa käytetään salattuja yhteyksiä, jotka on suojattu esimerkiksi SSL-salauksella.

Jos henkilö käyttää Lemonsoft Oyj:n käyttämiä kolmansien osapuolten tuottamia sosiaalisen median alustoja, muut alustan käyttäjät pystyvät näkemään henkilön jakamat tiedot ja käyttämään niitä eri tavoilla hyväkseen. Tällöin henkilö on itse vastuussa jakamastaan henkilötiedosta ja muista tiedoista.

11. Profilointi

Rekisterinpitäjä voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan tunnisteella, jonka avulla palvelun käyttämisessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Näin luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin. Profilointi ei kuitenkaan ole automaattista.
Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.
Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia tai profilointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

13.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

13.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

13.3 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

13.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

14. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa pyydämme sinua olemaan yhteydessä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Pyyntö tulee olla kirjallinen. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

15. Muutokset selosteeseen

Tätä selostetta päivitetään, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan selosteen sisältöön säännöllisesti. Seloste on tallennettu 19.01.2023.