Lemonsoft Hyväksyntä

Lemonsoft Hyväksyntä

Lemonsoft Hyväksyntä kokoaa yhteen kaikki hyväksyttävät asiat. Voit tarkastaa ja hyväksyä osto- ja matkalaskut, maksuerät, myyntilaskut, kirjanpidon tositteet sekä työntekijöiden poissaolot, työtunnit, leimaukset ja palkat. Laskun käsittelijät voivat kirjoittaa laskuille kommentteja, jotka auttavat ostolaskujen käsittelyä. Hyväksyntäprosessin historiatiedot ja aukoton kirjausketju tuovat toimintaan avoimuutta ja varmistat hyvän hallintotavan mukaiset toiminnot.

Monipuoliset kierrätysjonot

Voit määritellä osto- ja matkalaskuille tarkastajat ja hyväksyjät, sekä muodostaa heistä kierrätysjonoja. Ohjelma ehdottaa loogisesti samoja tarkastajia ja hyväksyjiä kuin aiemmallakin saman toimittajan ostolaskulla, mutta voit vapaasti valita toisenkin kierrätysjonon. Kierrätysjonolla on minisummat ja tarkastusjärjestys. Voit lisätä tarkastajia tai hyväksyjiä tarkastusvaiheessakin. Myös matkalaskuilla on hyväksyjän lisäksi mahdollista määritellä tarkastajat erikseen. Saat sähköpostin jokaisesta hyväksyttävästä tapahtumasta joko erikseen tai automatisoinnin avulla koontina kerran päivässä. Voit myös määritellä että näet vain ne ostolaskut, jotka on jo tarkastettu.

Kuva. Ostolaskujen hyväksyntänäytöllä näet ostolaskun kuvat ja liitteet sekä tiliöintitiedot.

Visuaalinen tarkastaminen

Valtaosa ostolaskuista tulee tänä päivänä verkkolaskuina, jolloin mukana on alkuperäinen laskun kuva sekä verkkolaskun rivitiedot. Myös mahdolliset liitteet ovat näkyvissä. Skannattavat paperilaskut ja sähköpostilla saapuneet pdf-laskut saat mukaan samaan sähköiseen tarkastusprosessiin, jolloin kaikki laskut käsitellään samassa näkymässä. Pääset myös hakemaan vanhoja ostolaskuja tai tuomaan vaikkapa kuitteja ostolaskun liitteeksi. Kuitit siirtyvät eKuitti-palvelusta, esim. luottokorttilaskun liitteeksi tai voit lisätä liitteitä omalta koneeltasi tarpeen mukaan. Tarkastajien lisäämät kommentit näkyvät laskua käsitellessä.

Kuva: Ostolaskujen käsittelyn esimerkkiprosessi.

Ostolaskujen valvonta

Hyväksyntäprosessi varmistaa tehokkaasti osto- ja matkalaskujen hyvän hallintotavan mukaisen käsittelyn. Hyväksymättömiä laskuja ei voi maksaa ja voit vielä erikseenkin hyväksyttää maksuun menevät maksuerät. Ostoreskontranhoitaja voi valvoa tarkastajien ja hyväksyjien työtä ja huomauttaa heitä mikäli eivät reagoi ajoissa hyväksyttäviin laskuihin. Voit automatisoida prosessia ostosopimuksen avulla, jolloin järjestelmä voi halutessasi ohittaa laskun tarkastusvaiheen, mikäli ostolaskun sisältö on ostosopimuksen mukainen. Tällaisia laskuja voivat olla esim. vuokra-, leasing- tai kiinteät palvelusopimukset.

Kuva: Ostolaskujen käsittelyn valvontanäkymä

Kuva: Hyväksyntä LemonOnlinen mobiilikoossa.

Ajasta ja paikasta riippumaton

Voit hyväksyä laskut selaimella miltä tahansa päätelaitteelta tai älypuhelimella sekä työasemaltasi.

Kuva: Maksuerien hyväksyntä-online

Maksuerien hyväksyntä

Maksuerien hyväksynnän avulla voit varmistaa ettei ostoreskontranhoitaja pysty lähettämään pankkiin virheellisiä maksuja. Maksuerien hyväksyntä ei ole pakollista, koska usein riittää kun ostoreskontranhoitaja voi maksaa vain hyväksytyt laskut.

Aimo

Kun käytössäsi on Aimo, Lemonsoftin tekoäly, saat käsiteltävien ostolaskujen riveille ehdotuksia tiliöinnistä sekä kustannuspaikoista. Voit valita Aimon ehdottaman tilin ja/tai kustannuspaikan rivikohtaisesti klikkaamalla keltaista alleviivattua tekstiä Aimon sarakkeissa. Vaihtoehtoisesti voit valita kerralla kaikille laskun riveille Aimon ehdottamat tilit valitsemalla toiminnon Aimo-valikosta. Lue lisää Aimosta.