”OLEMME LÖYTÄNEET OHJELMAN, JOTA MEIDÄN EI TARVITSE VAIHTAA”

TNNet Oy on vuonna 2002 Jyväskylässä perustettu yksityinen Internet-palveluntarjoaja. TNNet tunnetaan palveluistaan joiden laatu, joustavuus ja palvelutaso ovat valtteja verrattuna alan isoimpiin operaattoreihin. Yrityksen vahvuutena on kyky toimia lähellä asiakasta ja tarjota asiakkaalle laadukkaita kokonaisratkaisuja IT-haasteisiin. Valikoimasta löytyy selkeitä ratkaisuja muun muassa tietoliikenteeseen, laitesalipalveluihin, webhostingiin ja tiedonvarmennukseen. Kaikista tuotteista voidaan muokata sopiva paketti juuri asiakkaan tarpeisiin.

”Yhteistyömme Lemonsoftin kanssa käynnistyi perinteisellä tavalla; aiemmin käytössä ollut toiminnanohjausjärjestelmä ei vastannut kaikilta ominaisuuksiltaan tarpeisiimme ja ohjelman skaalautuvuus oli meille aivan liian laaja. Tutkimme eri vaihtoehtoja ja osittain myös asiakkaidemme kautta kuultujen positiivisten kommenttien kautta päädyimme ottamaan yhteyttä Lemonsoftiin”, kertoo TNNet Oy:n palvelujohtaja Osmo Hiltunen.

Osmo jatkaa: ”Aikatauluongelmien ja Lemonsoftin edustajan kanssa käymämme ensitapaamisen perusteella valinta oli loppujen lopuksi helppo − olimme löytäneet valmiiksi räätälöidyn, meille erinomaisesti soveltuvan toiminnanohjausjärjestelmän. Meidän ei kannattanut lähteä ”keksimään pyörää uudestaan” ja räätälöidä omaa järjestelmää.

Ohjelman soveltuvuus toimintamme eri osa-alueisiin oli lopullinen ratkaisu valintaamme. Olimme lyöneet päämme ns. ”Karjalan mäntyyn” vaikeakäyttöisten toiminnanohjausjärjestelmien kanssa. Yksi tärkeimmistä seikoista oli myös järjestelmän taloushallinto-ominaisuus. Käytössämme olleessa edellisessä laskutusohjelmassa oli selkeitä puutteita mm. projektilaskutuksen osalta. Ehkä osuvin sana voisi olla ”ihastus”, kun huomasimme miten paljon parempi kokonaisuuden kannalta Lemonsoft oli entiseen toiminnanohjausjärjestelmään ja laskutusohjelmaan. Saimme toiminnot yhden ohjelman alle.

Teemme asiakkaidemme kanssa palvelusopimuksia n. 99% ja loppuosa tulee kertakaupasta. Sopimukset ovat laajoja ja käsittelevät monia pieniä ja yksittäisiä asioita. Toiminnanohjausjärjestelmän täytyy pystyä kertomaan asiakkaistamme riittävästi montaa eri tietoa.

Meillä on paljon liikkuvia työntekijöitä (myyjät ja asentajat) joten työnohjauksen merkitys korostuu. Toiminnan on pysyttävä hyvin ”näpeissä”. Meidän täytyy tietää, mitä kukin työntekijä tekee milläkin hetkellä.

Myös muut toiminnanohjausjärjestelmän perusasiat ovat otettu yksinkertaisesti ja helppokäyttöiseksi Lemonsoftissa huomioon − mm. tiedon keskittäminen yhteen järjestelmään on vapauttanut huomattavasti työtämme. Olemme olleet erittäin tyytyväisiä Lemonsoftin toimintaan sillä kaikki toiminta ja yhteistyö on ollut asiakaslähtöistä ja tarpeitamme on kuunneltu.

Järjestelmän käyttöönotto sujui tekniikan kannalta kertakaikkisen hienosti ja mallikkaasti − emme törmänneet minkäänlaisiin ongelmiin Lemonsoftin puolelta.

Aikataulullisesti meillä oli haaste saada mm. siirrettyä oma sopimuslaskutuksemme vanhasta ohjelmasta Lemonsoftiin. Ensivaiheessa tärkeintä meille oli saada taloushallinto-ominaisuus käyttöön. Haasteita meille tuotti kolmannen, maksuhallintaamme hoitavan tahon integroituminen Lemonsoftiin. Tästäkin asiasta kuitenkin selvittiin myös aikataulullisesti ja tästä kiitos kuuluu suurilta osin myös Lemonsoftille, joka selvitti asiaa kanssamme erittäin tiiviisti.

Käyttöönottoon liittyviin kysymyksiimme vastattiin nopeasti ja käyttöönoton kesto oli n. 6 kk sopimuksen solmimisesta. Ensivaiheessa tuotantoon otettiin taloushallinto, jonka jälkeen käyttäjät opetettiin ensin omatoimisesti ja lopuksi Lemonsoftin koulutuksen myötä käyttämään järjestelmää”, kertoo Osmo.

”Vieroksuimme hieman alkuun Lemonsoftin tarjoamaa koulutusta, koska ajattelimme kuten varmasti moni muukin: ” paras oppi tulee järjestelmää käyttämällä”. Täytyy kuitenkin avoimesti tunnustaa, että olimme väärässä.

Lemonsoftin koulutus tarjosi vastauksia meille asioihin, joihin emme pystyneet itse keksimään ratkaisua. Koulutus myös ”pakotti” kaikki työntekijämme pois kiireisen arjen keskeltä ja miettimään, miten jokainen työntekijä voi yksilötasolla hyötyä järjestelmästä . Tämä ei olisi ollut mahdollista ilman Lemonsoftin koulutusta. Kouluttaja jaksoi kerrata sekä järjestelmän perus- että vaavivatkin käyttöominaisuudet todella kansantajuisesti. Toiset käyttäjät olivat itseoppineet järjestelmää enemmän kuin toiset ja valmius ohjelman käyttöön oli eriasteinen. Kouluttaja huomioi hienosti mm. nämä asiat ja koulutus sai kiitosta myös ei-niin-tottuneilta käyttäjiltä. Nyt järjestelmän käyttö on huomattavasti helpompaa. Suosittelen koulutuksen ottamista vilpittömästi kaikille!

Projektin lopputulos on se, että kaikki työntekijät ovat nyt sitoutuneita käyttämään ohjelmaa eri tasolla ja työtehokkuus on kasvanut hurjasti Lemonsoftin kautta. Voimme rehellisesti sanoa että olemme löytäneet ohjelman, jota meidän ei tarvitse vaihtaa.

On aina haaste, kun ihmisillä on tietty tapa toimia ja näkemys siitä ”mikä itselleen on parasta”. Hyvän toiminnanohjausjärjestelmän idea onkin siinä, että järjestelmä itse antaa käyttäjälle vastauksen siihen, miten ohjelma parantaa käyttäjän asennetta ”mikä itselleen on parasta”. Nämä negatiiviset asenteet ovat meillä heitetty romukoppaan ja käyttäjät ovat hiljakseen alkaneet käyttämään järjestelmää usealla eri tasolla. Käytännön käyttökokemukset ovat parantaneet ja tehostaneet käyttäjien työtehokkuutta ja sitä kautta yrityksen tulosta. Tästä suuri kiitos Lemonsoftille!

Käyttökokemukset ovat olleet rohkaisevia ja koulutuksen jälkeen kaikki ovat alkaneet käyttämään ohjelmistoa ahkerasti. Törmäämme usein lauseeseen; ”On tämä vaan niin parempi ja yksinkertaisempi kuin se edellinen ohjelmisto”.

Järjestelmän käyttö on myös helppoa ja vaivatonta, enää ei tarvitse kirjata asioita moneen eri järjestelmään sillä kaikki tarvittavat ominaisuudet löytyvät yhden järjestelmän alta.

Asia jota ei voi korostaa on työtehokkuuden parantuminen monen eri tavoin. Tärkeimpiä asioita ovat mm.

• CRM; nyt meillä on selkeät toimintaohjeet mitä tapahtumia ja millä tavoin kirjataan asiakkaalle. Kaikki asiakkaaseen liittyvät tärkeät tiedot ja viimeaikaiset tapahtumat löytyvät nyt yhdestä paikasta kätevästi.

• Sijaitsemme fyysisesti kahdessa eri toimipisteessä, joten tarvitsemme myös ryhmäkalenteria, jotta tiedämme missä toisen toimipisteen ihmiset menevät – nyt ”vasen käsi tietää mitä oikea tekee”.

• Meillä on paljon säännönmukaista asennukseen liittyvää huoltotyötä, jonka seuraaminen manuaalisesti on työlästä ja aikaavievää – Lemonsoftilla huoltotöiden aikataulutus ja seuranta on helppoa kuin heinän teko!

• Viimeisimpänä, joskaan ei vähäisimpänä on taloushallinto-ominaisuus. Järjestelmän sopimuslaskutus ja sen ominaisuudet ovat valovuoden edellä aiempaa ohjelmaa.

Arvostamme Lemonsoftissa yrityksenä samoja piirteitä, joita itse pyrimme omassa toiminnassamme viestimään; joustava, ketterä ja aidosti asiantunteva. Jokapäiväiseen käyttöön liittyvät ongelmat ovat ratkaistu tehokkaasti ja niitä mitä ei heti ole pystytty ratkaisemaan, olemme saaneet kuitenkin vastauksen kysymyksiimme ja voimme luottaa siihen että ”kysymyksiimme vastataan”. On hienoa että olemme löytäneet samaa arvopohjaa olevan toimittajan.

Uskomme, että järjestelmää edelleen kehitetään siten, että se vastaa IT-alamme muuttuviin haasteisiin ja tarpeisiin. Toivomme myös, että Lemonsoft kasvaa hallitusti ja myös jatkossa aidosti kuuntelee asiakkaiden eri tarpeita ja on lähellä, kun apua tarvitaan − eikä meillä ole epäilystäkään, etteikö näin olisi myös jatkossa”, Osmo Hiltunen toteaa.

tnnet

LUE MUITA LEMONSOFTIN REFERENSSEJÄ