LemonFiles

LemonFiles on pilvipohjainen tiedonhallintaratkaisu. Ratkaisun avulla hallitsen organisaatiossasi olevia tiedostoja niiden sisällön ja merkityksen avulla.


Kuva: LemonFilesin työaseman käyttöliittymä

Aina saatavilla

LemonFiles tallentaa tiedot pilvipalveluun. Tiedot voivat olla mitä tahansa muotoa kuten asiakirjoja, kuvia tai vaikkapa videoita. Pilvipalvelu on suunniteltu isojen tietomäärien tallentamiseen, joten esimerkiksi kuvien koossa ei tarvitse pihistellä. Voit käyttää tietoja paikasta ja ajasta riippumatta kunhan käytössäsi on Internet-yhteys, sekä älypuhelin, tablet, tai tietokone.

Pilvipalvelun tuottaa Microsoft Azure, joka on luotettava ja skaalautuva alusta. Tietosi tallennetaan turvallisesti ja käytettävissä on loputtomasti tallennustilaa. Tietosi tallennetaan EU:n alueelle.

Integroitu

LemonFiles on osa Lemonsoft-kokonaisuutta. Voit liittää pääohjelmissa dokumentteja ja muita tiedostoja Linkit-toiminnon avulla esimerkiksi tilauksiin, laskuihin, asiakkaisiin ja nimikkeisiin. Linkit voivat olla joko tiedostoja lähiverkossasi tai tiedostoja LemonFilesissa.

LemonFilesiin tallennetut tiedostot ovat työasemaversion lisäksi käytettävissä LemonOnlinessa. Tämä tekeekin LemonFilesista luonnollisen tiedostojen tallennuspaikan.


Kuva: Linkit-toiminto työasemaversiossa

Kuva: Esimerkki metatiedoista

Tiedon hallintaa metatiedon avulla

Tietojen sijainnilla ei enää ole merkitystä kuten esimerkiksi perinteisessä tiedostopohjaisessa järjestelmässä, missä kansio määritteli tiedoston käyttötarkoituksen.

Voit liittää tiedostoon vapaasti metatietoa, jonka avulla pystyt luokittelemaan ja yhdistämään tiedoston haluamallasi tavalla eri asioihin ja käsitteisiin. Metatiedon vapaa määrittely ja käyttäminen takaa, että LemonFiles palvelee tarpeitasi riippumatta tilanteesta, tai siitä, mitä teet. Tiedonhallinnan kannalta tiedoston asiayhteys korostuu ja tieto löytyy nopeasti ja loogisesti, kun pystyt hakemaan tietoa eri asiayhteyksien pohjalta.


Suojaa tiedot

Voit määritellä tiedostoille näkyvyys- ja tietosuojaominaisuuksia. Voit määritellä henkilön roolitasolla, mitä tiedostoja hän ja muut saman roolin omaavat henkilöt saavat nähdä. Voit myös määritellä tiedoston näkymään oman organisaatiosi ulkopuolelle. Tästä on hyötyä esimerkiksi silloin, kun haluat jakaa alihankintatyöhön liittyvät piirustukset toimittajallesi.


LemonFilesin hyödyntäminen

Voit hyödyntää LemonFilesia esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

Dokumenttien hallinta

Tallenna kaikki dokumenttisi LemonFilesiin ja luokittele ne metatiedon avulla. Tiedot löytyvät helposti ja ovat kaikkien saatavilla määrittelemiesi käyttöoikeuksien puitteissa.

Kun otat tiedoston muokkaukseen, tiedosto muuttuu varatuksi, eivätkä muut käyttäjät voi muokata sitä samaan aikaan. Tämä takaa sen, ettei yhteisen tiedoston käsittelyssä synny ristiriitoja ja tieto pysyy ehyenä.

Kun organisaatiosi kaikki tiedostot ovat samassa paikassa, on niistä kaikille käytössä uusin versio, eikä tiedostoja ole siroteltuna omille tietokoneille tai lähiverkon palvelimien eri kansioihin. Kaikki pääsevät myös tiedostoihin käsiksi mistä ja milloin tahansa. VPN-yhteyksiä, palomuurien puhkomisia, tai muita taikatemppuja ei tarvita, pelkkä Internet-yhteys riittää. Tietoturva on silti korkealla ja luotettavalla tasolla.

Tuotedokumentit

Voit tallentaa tuotteeseen liittyvät esitteet, tuoteselosteet, CAD-kuvat ja muut vastaavat LemonFilesiin. Näet yksittäiseen tuotteeseen liittyvät dokumentit suoraan nimikkeen tiedoista. Metadataa hyväksi käyttämällä dokumentit voidaan lajitella ja ryhmitellä myös harvinaisempien tarpeiden mukaan.

Sopimukset

Liiketoimintaan liittyy paljon erilaisia sopimuksia toimittajien, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Kun tallennat sopimukset LemonFilesiin, löydät ne nopeasti haluamasi asiayhteyden mukaan ja uusin sopimus on aina tallessa. Käyttöoikeuksia määrittelemällä saat jaettua sopimukset oikeiden henkilöiden kanssa.

Projektidokumentaatio

Projekteihin liittyy tyypillisesti paljon dokumentaatiota. Voit tallentaa projektin muistiot ja muut dokumentit LemonFilesiin, jolloin projektidokumentit ovat koko projektitiimin nähtävillä ja käytettävissä selkeässä näkymässä. Voit myös parantaa projektisi läpivientiä, jos jaat projektin dokumentit myös projektiin osallistuville asiakkaan henkilöille.

Hinta

LemonFiles on erittäin edullinen. Saat käyttöoikeuden LemonFilesiin hintaan 5.90€ per käyttäjä per kuukausi. Tällä hinnalla voit käyttää LemonFilesia työasema- ja LemonOnline-tuotelinjoissa.