Askeleet sujuvaan käyttöönottoon

Järjestelmän käyttöönotto – tyypillinen projekti?

Valtava innostus, julmettu hämminki, hitonmoinen sekaannus, järkiintyminen ja ”pelastetaan se, mikä pelastaa voidaan”. Tuo on eräänlainen malli hoitaa projekteja, oli sitten kyseessä rakennuksen peruskorjaus tai ERP-järjestelmän käyttöönotto. Onneksi tällaisiin tapauksiin törmää varsin harvoin.

Projektia ei alkuinnostuksen vallassa muisteta valmistella eikä suunnitella. Sitten kun jossain vaiheessa huomataan, että metsään ollaan menossa, tehdään hätäisiä korjausliikkeitä. Kiireessä tehdyillä korjauksilla saadaan harvoin onnistunutta lopputulosta, lähinnä koetetaan minimoida vahingot.

Tyypillisimmät asiat, jotka voidaan pilata jo projektin alkuvaiheessa ovat aikataulu ja budjetti. Alkuvaiheessa ei ole lainkaan kiire, mutta viimeiset pari viikkoa tehdään yötäpäivää, jotta pysytään aikataulussa. Jos siis (realistista) aikataulua on ylipäätään tehty. Kustannuspuoli on vielä aikatauluakin mielenkiintoisempi kokonaisuus, alkupään säästö voi aiheuttaa loppupäässä merkittäviä lisäkustannuksia, mutta toimii myös toisinpäin; alkupään löyhä kustannuskuri voi aiheuttaa loppupäähän merkittäviä haasteita tai kustannusten ylityksiä. Jos siis ylipäätään on alussa aikataulutettu tai budjetoitu.

Tämän voi tehdä myös toisin

Yleinen määritelmä toteaa projektin olevan tarkasti suunniteltu, ainutkertainen hanke ennalta määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi, asetetussa budjetissa ja aikataulussa pysyen. Oppikirjamaisesti projekti voidaan jakaa neljään päävaiheeseen; suunnittelu, käynnistäminen, toteutus ja päättäminen. Päävaiheet, erityisesti toteutus, jaetaan useampiin alivaiheisiin. Yksittäisenä kokonaisuutena toteutus on usein liian iso pala hallittavaksi, siksi se on viisasta jakaa osiin.

Pelkkä vaiheistus ei kuitenkaan riitä. Aikataulu, budjetti, roolit, vastuut ja riskienhallinta ovat myös tärkeitä huomioida. Projektipäällikön merkitys on myös erittäin tärkeä, erityisesti projektin onnistumisen ja aikataulussa pysymisen näkökulmasta. Kaikkien edellämainittujen ohi, mielestäni tärkeimmäksi asiaksi onnistuneessa projektissa nousee kuitenkin yksi asia; tavoite – mitä ylipäätään tavoitellaan ja millä ja miten mitataan, että tavoite on saavutettu.

Ensimmäinen askel – Määritellään tavoitteet

Kun muutosta tai jotain uutta lähdetään suunnittelemaan, ensimmäinen kysymys pitäisi olla miksi? Miksi tähän ryhdytään ja mitä tavoitellaan? Miksi lähdetään lenkille? Tavoitellan parempaa peruskuntoa tai pienempää lukua vaa’alla tai horisontissa siintää ajatus osallistumisesta maratonille joskus. Ok, mutta ei vielä kovin konkreettista. Kun edellä mainittuihin ajatuksiin lisätään luvut ja aikataulu, saadaan oikeat tavoitteet ja karkea suunnitelma, joka sitten aikataulutetaan ja konkretisoidaan; tavoitteena on juosta maraton heinäkuussa 2018 loppuaikaan 4:50, välitavoitteen ollessa puolimaraton Helsinki City Runissa toukokuussa 2017.

Sama ajatusmalli sopii hyvin myös toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoon. Miksi vaihdetaan? Halutaan nykyistä uudenaikaisempi ratkaisu, halutaan karsia manuaalisia työvaiheita, halutaan parempi raportointi, tavoitellaan liikevaihdon kasvua kasvattamatta toimihenkilöiden lukumäärää. Hyviä tavoitteita, mutta se konkretia. Konkretisoidaan siis em. ajatukset tavoitteiksi:

  • järjestelmä käyttöön tilikauden 2018 alusta
  • tekninen ratkaisu sellainen, jonka käyttöikä ja tuki jatkuu 10 vuotta
  • käytettävissä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta myös mobiilisti
  • x ja y raportit reaaliaikaisesti, ilman excel-jumppaa
  • kokonaisjärjestelmän avulla toimintamalli niin, että edellisen kuun tulos on selvillä kuukauden 7. päivä
  • laskutus- ja tilaus/toimitusprosessi järjestelmän avulla siten, että liikevaihdon budjetoitu 17% kasvu (oletuksena sama kasvuprosentti käsiteltävien tilausten määrässä) voidaan hoitaa nykyhenkilöstöllä -> tilauksen käsittelyn nopeutus x%
  • Toimitusvarmuuden kasvu 10%-yksikköä, tavoite 95%

Nyt on konkreettisia numeroita, tavoitteita ja lähtökohdat mittareille. Sitten vaan toteuttamaan, eikös!

Toinen askel – Aikataulutetaan, resursoidaan ja budjetoidaan

Eipäs sentään, ei toteuteta vielä. Ensimmäinen, vaikein askel on lenkille lähdössä on nyt otettu, lenkkarit on jalassa. Lämmitellään vielä hetki ja mietitään reitti valmiiksi, ennen kuin aletaan juoksemaan. Jaa niin, sykemittari myös mukaan.

Realistinen aikataulu: usein ajatellaan, kyllähän me tämä 2 viikossa otetaan omatoimisesti käyttöön. Joiltain osin voi näin ollakin ja paljon omaa työtä vaaditaan käyttöönoton aikana, mutta realismia peliin. Mielummin kannattaa varata enemmän aikaa kuin liian vähän. Käyttöönottoon liittyvät työt tulevat kuitenkin yleensä ”normitöiden” päälle, joten realisti kannattaa olla. Hyvä nyrkkisääntö on, että yhtä toimittajan pitämää käyttöönottopäivää kohden asiakkaan on hyvä varata 2,5-3 päivää omaa työtä. Käyttöönottopalveluissa ei myöskään kannata liikaa pihistellä, käyttöönottopäivien kulut maksavat itsensä takaisin lisääntyneenä tehokkuutena ja henkilöstön osaamisena nopeasti. Kun osaaminen on kohdallaan, myös mahdollinen muutosvastarinta on merkittävästi pienempää.

Kolmas askel – Toteutetaan

Sanotaan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Vääräleuka voisi kommentoida, että hyvin suunniteltu on aloittamista vaille valmis. Niin tai näin, toteutusvaiheessa korostuu projektipäällikköjen (niin asiakkaan kuin toimittajienkin) sekä projektiryhmän osuus. Kun asiat hoidetaan säntillisesti puolin ja toisin ja raportoidaan säännöllisesti projektipalavereissa mahdolliset poikkeamat ja sovitaan kuinka ne hoidetaan, pysyy projekti aikataulussa ja kustannuksissa.

Toteutusvaihe on yleensä aikataulullisesti pisin ja toiminnallisesti laajin. Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii paljon työtä kaikilta, myös yrityksen johdolta – johdon sitoutumisen ja esimerkin voimaa ei voi väheksyä. Uusi järjestelmä merkitsee yleensä myös jonkinlaisia muutoksia yrityksen toimintatavoissa, nämä muutokset tulee koko henkilöstön omaksua.

Toteutusvaihetta ja vastuuta ei myöskään saa irrottaa operatiivisesta vastuusta. Avainhenkilöiden täytyy olla alusta asti vahvalla panoksella mukana ja sitoutuneita uuteen järjestelmään ja mahdollisiin toimintamallien muutoksiin.

Toteutuksen edetessä pitää myös olla realisti. Kakkosvaiheen aikatauluun voi tulla erinäisistä syistä muutoksia, jotka pitää hyväksyä. Tällöin projektin muutoksenhallinta on avainasemassa. Lähtökohtaisesti pidetään aikataulusta kiinni ja muutokset siihen tehdään vain erittäin perustelluista syistä, mutta on tilanteita, joissa on paljon fiksumpaa siirtää käyttöönottohetkeä kuukaudella kuin yrittää väkisin tehdä ”puolivillainen” lopputulos alkuperäisen aikataulun puitteissa.

Neljäs askel – Mitataan

Aikataulussa pysyttiin ja kokonaisuus saatiin määräpäivään mennessä kokonaisuudessaan käyttöön. Kun tehtiin viimeiset 2 viikkoa 14 tunnin päiviä myös viikonloppuisin. Ja silti on hankalampaa kuin ennen. Niinhän se on ensimmäisten viikkojen ajan, erityisesti jos loppuvaiheessa on tullut kiire.

Hyötyjen mittaaminen kannattaakin tehdä pidemmällä aikataululla. Pääsääntöisesti voi sanoa, että on kohtuutonta odottaa maksimitehoja ja –hyötyjä heti. Hyödyt tulevat yleensä vaiheittain, ensimmäisten kuukausien aikana nähdään tyypillisesti jotain konkretiaa, mutta isoimmin hyödyt tulevat puolen vuoden, vuoden jänteellä käyttöönotosta. Silloin on omaksuttu uudet toimintatavat ja muutenkin on saavutettu tietty rutiini toiminnassa.

Käyttöönoton onnistumisen mittaaminen kannattaakin tehdä useammassa kohtaa. Heti projektin päättämisen jälkeen mitataan projektin onnistuminen; saatiinko ensimmäisessä askeleessa kuvattu kokonaisuus käyttöön aikataulussa. Muita alkuvaiheen tavoitteita kannattaa mitata kk-tasolla – silloin nähdään, missä vaiheessa todelliset hyödyt alkavat realisoitumaan. Jos alun esimerkin toimitusvarmuus on ollut keskimäärin 85%, niin ensimmäisen kk:n aikana se voi jopa pudota. Tärkeintä on, että toisena kuukautena päästään samaan kuin aiemmin ja siitä prosentti kerrallaan eteenpäin. Jos 10%-yksikön parannus saavutetaan vaikkapa puolessa vuodessa, voi sekä projektiryhmä että koko henkilöstö onnitella itseään hyvästä suorituksesta. Ja vielä isommat tavoitteet, kuten mainittu liikevaihdon kasvutavoite henkilömäärää lisäämättä päästään mittaamaan vasta, kun tilikausi päättyy. Toki ennustetta voi, ja pitääkin seurata jo matkan varrella.

Summarum

Ohjelmiston onnistunut ja sujuva käyttöönotto on mahdollista, kun määritellään tavoitteet ja toimitaan suunnitelmallisesti. Se vaatii työtä, mutta kun työ on tehty oikein, myös onnistuminen on taattu. Kokonaisuudesta saadaan toimiva ja käyttäjät oivaltavat hyödyt ja sitoutuvat käyttöön. Ja sitten vaan mennään seuraavat 10 vuotta.

Ehkä ei sittenkään. Kun käyttöönotto on tehty ja järjestelmää on käytetty jonkin aikaa, kannattaa alkaa miettimään käyttöönoton tehostamista – jatkokehitysprojektia. Matkan varrella liiketoimintaan tai –ympäristöön tulee muutoksia, ja jotta täydet hyödyt saadaan jatkossakin, kannattaa aika ajoin herätellä ajatusta; ”tätähän kannattaa kehittää ja laajenta”. Vaihdetaanhan autoonkin uusia renkaita ja tehdään muitakin huoltotoimia säännöllisesti.

Jakke Vyyryläinen
Asiakkuusjohtaja
Lemonsoft Oy